การเตรียมตัวให้พร้อม
ก่อนใช้บริการ IT Outsource

1. กำหนดขอบเขต | Scopes
ขอบเขตงาน หรือ Scope of work คือหัวใจสำคัญทั้งการนำเสนอต่อฝ่ายบริหารและใช้สื่อสารกับผู้ให้บริการ อย่างน้อยควรมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
หัวข้องานที่รับผิดชอบ
งานประจำวัน, ประจำสัปดาห์, ประจำเดือน เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ IT Outsource ตลอดสัญญา ซึ่งในแต่ละองค์กรจะไม่เหมือนกันถึงแม้จะเป็นกลุ่มงานเดียวกัน เช่น Helpdesk, IT Support ก็มีความต้องการที่ไม่เหมือนกันในแต่ละองค์กรเนื่องจากเหตุผลทางธุรกิจเป็นปัจจัยกำหนด และควรกำหนดให้ทีมบริการ IT Outsource มีการสรุปรายงานผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ
เวลาและสถานที่ปฏิบัติงาน
เวลาและสถานที่ในการปฏิบัติงานมีผลต่อการประเมินค่าบริการโดยตรง เช่นการทำงาน 8x5, 8x7, 24x7 จะมีผลต่อต้นทุนงานบริการประเภท Outsource ดังนั้นการกำหนดเวลาปฏิบัติงานและสถานที่ชัดเจนจะป้องกันไม่ให้เกิด "ค่าใช้จ่ายเพิ่ม" แนะนำว่าควรระบุไว้ในสัญญา เช่นกรณี ผู้ใช้บริการมีโอกาสย้ายสำนักงานระหว่างสัญญา ก็ควรระบุพื้นปฏิบัติงานไว้ เช่น ตย. ปฏิบัติงานในเขตกรุงเทพมหานครและปริมณฑล เป็นต้น
ข้อกำหนดหรือมาตรฐาน
บ่อยครั้งที่บริการ IT Outsource ต้องปฏิบัติงานภายใต้มาตรฐานสากล เช่น ISO9001, ISO/IEC20000 หรือ ISO/IEC27001 เป็นต้น ผู้ใช้บริการควรแจ้งผู้ให้บริการทราบ เพื่อการเตรียมทีมงานที่เหมาะสมในการเข้าปฏิบัติงาน และมีการอบรมเบื้องต้นให้แก่เจ้าหน้าที่ IT Outsource ก่อนปฏิบัติงาน เพื่อให้เข้าใจนโยบายและวิธีการปฏิบัติงานที่ถูกต้อง ทั้งนี้หากผู้ให้บริการมีประสบการณ์ในด้านมาตรฐานสากลอยู่แล้วก็จะเข้าใจง่ายขึ้น
2. กำหนดระยะเวลา | Timming
การกำหนดระยะเวลาสิ้นสุด และรอบการประเมินผลงานของทีมงาน IT Outsource เงื่อนไขในกรณีที่มีการต่อสัญญาบริการ โดยวิธีการกำหนดระยะเวลานั้นต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของแต่ละโครงการเป็นสำคัญ เช่นกลุ่มงาน Helpdesk, IT Support มักจะมีระยะเวลาประมาณ 1 ปี ซึ่งถือว่าเพียงพอ ส่วนการพัฒนาระบบ Software มักจะใช้เวลานาน เช่น การพัฒนาระบบ ERP อาจใช้เวลาถึง 2-3 ปี รวมถึงการดูแลหลังติดตั้งด้วย
3. กำหนดงบประมาณ | Budget
การกำหนดงบค่าใช้จ่ายไว้เบื้องต้นจะทำให้การสื่อสารกับผู้ให้บริการรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยทั่วไปผู้ให้บริการจะประเมินเบื้องต้นจาก 3 หัวข้อนี้
ค่าบริการรายเดือน
ระบุจำนวนคนและทักษะที่จำเป็นเพื่อปฏิบัติงานตามขอบเขตงานทั้งหมดที่ผู้ให้บริการรับผิดชอบ
ค่าล่วงเวลา (ถ้ามี)
การปฏิบัติงานนอกเวลา หรือ ขอเพิ่มจำนวนคนในบางวัน ควรกำหนดเงื่อนไขไว้ให้ชัดเจน
ค่าเดินทางและที่พัก (ถ้ามี)
การปฏิบัติงานนอกสถานที่ เช่น ค่าเครื่องบิน ค่ารถ และค่าที่พัก ควรกำหนดเงื่อนไขไว้ให้ชัดเจน

ตัวอย่าง Check List
สำหรับงาน IT Outsource
หัวข้อ รายละเอียด
ตำแหน่ง IT Support
จำนวน 3 คน
ความรับผิดชอบ รับแจ้งปัญหาทางโทรศัพท์ และ อีเมล
แก้ไขปัญหาด้วย Remote และ On-site Support
จัดเตรียมคอมพิวเตอร์สำหรับพนักงานใหม่
แจ้งซ่อมอุปกรณ์ไอทีกับผู้จำหน่ายอุปกรณ์ ติดตามผล
บันทึกงานเข้าระบบ Service Management
เวลาทำงาน 08:00 - 17:00, จันทร์-ศุกร์
สถานที่ทำงาน ประจำออฟฟิศ 3 แห่ง สีลม,พญาไท,สุขุมวิท
จำนวนผู้ใช้งาน 400 - 450 คน (รวมทั้ง 3 ออฟฟิศ)
ระยะเวลา สัญญาจ้าง 1 ปี และมีการต่อสัญญาขึ้นอยู่กับผลงาน
งบประมาณ ตย. ไม่เกิน 75,000 บาท/เดือน

ข้อดี : ผู้ให้บริการมักจะมีข้อเสนอดีที่สุดภายในงบที่ตั้งไว้ หรือปฏิเสธตั้งแต่แรกกรณีไม่สามารถทำได้ เป็นการคัดกรองได้ทันที

ข้อระวัง : งบควรเป็นตัวเลขที่ลูกค้าประเมินว่ายอมรับได้จริง
หมายเหตุ ตย. บริษัทมีการใช้มาตรฐาน ISO9001 ซึ่งต้องให้พนักงาน IT Outsource ช่วยอัพเดทข้อมูลคู่มือปฏิบัติงานทุกครั้งในกรณีที่มีการแก้ไขเกี่ยวกับ Hardware / Software

ขอคำปรึกษาฟรี!!
โทร. 095-642-6242
แบบฟอร์มติดต่อกลับ

X ปิดหน้านี้

© บริษัท สามหกห้า อินโฟเทค จำกัด